… Vytvořit a udržovat "Powerful Knowledge Base" pro můj tým a organizaci stojí spoustu času a peněz…
Tak zněl jeden z dotazů (možná spíše připomínka) během networkingové after party na Engineering Leaders meetupu # 12, kde jsem na konci března měl tu čest prezentovat téma "Boost Your Team's Efficiency with a Powerful Knowledge Base" (Talkbase link with video | LinkedIn link with slides)
S podobným dotazem se setkávám s železnou pravidelností. A tak vám nasdílím pár tipů, jak přistoupit k vytvoření a udržování kvalitní, strukturované knowledge base a organizovaného digitálního workspace.
Jak se toho zhostit, aniž byste na to museli pálit drahocenný čas a peníze svých expertních lidí — analytiků, konzultantů, programátorů, architektů, produkťáků, dosaďte si svého experta…
Protože přiznejme si… teď teprve přijde odpověď na otázku… ANO, JE TO SPOUSTA PRÁCE… pokud chcete vytvořit opravdu kvalitní, nadčasové digitální pracovní prostředí, které vám 'nezkoroduje' časem. Organizovaný workspace, který vám bude sloužit a s radostí jej jako první věc ráno otevřete každý den.
Během svým telecích programátorských let, i za svou kariéru v IT manažerských rolích, jsem se setkal s několika přístupy, které by se daly shrnout v následujících bodech. Projděme si je postupně od těch špatných k lepším. ▶︎▶︎
1. Nesahej mi na můj bordel!
"Knowledge Base? Neřeším. Jsem zvyklý pracovat v neorganizovaném prostředí. Nedokázal bych fungovat v ničem jiném než ve svém zavedeném bordelu."
Dobře, někdo to tak možná má. Ale to jen proto, že nikdy nezkusil, jak efektivní by mohl být v organizovaném prostředí. Tohle je lhaní si do kapsy a možná trochu lenost. Možná přílišný tlak na dodání výsledku. Klasickou výmluvou jest: “Přes všechny šibeniční termíny není čas koukat kolem sebe.”
Pravdou je … Když se to nahromadí, ztrácíte stovky hodin a spoustu peněz zbytečným hledáním informací, které možná ani nemáte. Vznikají nedorozumnění. Generují se zbytečné schůzky. Pálí se čas opakovanou prací, která už byla jednou zaplacena. To vše namísto ukázání prstem na jedno místo v mém organizovaném digitálním prostoru.
⬇︎ Jde to i lépe. ⬇︎
2. Hej ty, trochu to tady pokliď!
“Svůj informační hub řeším on-demand. Když je potřeba, zadám úkol někomu v týmu — kdo je zrovna k dispozici.”
Jaký to šťastlivec. Celou kariéru čekal na tuto příležitost, kterou mu ostatní v týmu budou závidět. Protože každý doslova prahne po tom, aby mohl psát dokumentaci (ano, takto zkratkovitě budou vaši lidé vnímat Knowledge Base). Vedle své hlavní specializace, na kterou jste ho najali.
Ironie stranou. Řeknu vám jak to dopadne. Za 14 dní se dotyčného zeptáte …
?? “Už je naše knowledge base použitelná?” — “Ještě jsem se k tomu nedostal. Potřeboval jsem dělat na XY.”
Repeat každých 14 dní až do Hallelujah.
▶︎ Skončíte s nestrukturovaným digitálním chaosem, který stejně nikdo nebude používat. Z vaší knowledge base se stane tzv. write-only dokumentace = lidé do toho budou psát, ale už v tom nikdy nikdo nic nenajde. Také se to dá nazvat #spaghettidocs #nestedmess #deprecated.
⬇︎ Jde to i lépe. ⬇︎
3. Knowledge base jako osobní mise Hynka z týmu
“Správu veškerého digitálního vědění v týmu jsem svěřil na zodpovědnost tady Hynkovi. Hynek k tomu dostane patřičné KPI, jako ukazatele požadovaného výstupu za dobu určitou. Indikuje, jak by měla týmová knowledge base vypadat na konci 2. kvartálu a jaké týmové metriky by měla zlepšit. Stane se to jeho osobní misí.”
Tohle může fungovat, pokud to Hynek bude brát vážně a s dostatečnou prioritou. Vezme si to ‘za své’. Jeden člověk tomu dokáže vtisknout rozumnou strukturu a štábní kulturu. Starat se o aktuálnost a udržitelnost.
Nevýhody?
Práce s knowledge base pravděpodobně není Hynkovou hlavní doménou. Proto se rozlučte s pokročilými funkcemi “Powerful Knowledge Base” jakými jsou: Automatizace, rychlost, propojitelnost, integrace s dalšími nástroji hojně používanými v týmu, dostatečné zapojení podpory AI, dohledatelnost, systematičnost.
Minimálně polovinu času se Hynek nebude věnovat své expertíze. Pokud chcete, aby byla vaše knowledge base alespoň v dostatečné kvalitě, počítejte alespoň s 50% alokací Hynka na tento úkol.
Dejte si pozor. Pokud má Hynek více odpovědností a nemá zrovna speciální vztah/motivaci ke šlechtění digitální inteligence, bude tento úkol pravděpodobně ten poslední v řadě. Však víte, jak mají techničtí lidé rádi psaní a údržbu dokumentace. A jste zase zpět v bodu ⓵
Na tomto místě je nutné říci, že v minulosti jsem byl součástí týmů, které se v určitém okamžiku ocitly v jednom z předchozích tří bodů. Na první pohled bylo zřejmé, že něco neklape. Ztrácel se čas. Ujížděl vlak. Měli jsme to před sebou jako na talíři — jak práce v ‘neuklizeném’ digitálním prostředí drhne, je brzdou týmového výkonu. A přesto jsme i přes vynaložené úsilí nebyli schopni problém trvale vyřešit, dokud jsme nepřistoupili k jedné z následujících možností. Nebyla to totiž naše doména, chyběla nám expertíza a znalosti.
⬇︎ Jde to i lépe. ⬇︎
4. Knowledge Base ve vlastnictví dedikovaného týmu uvnitř firmy
“Naše firma disponuje specializovaným týmem pro správu veškerého digitálního dění. Je výhradním vlastníkem knowledge base a digitálního informačního prostředí.”
Typický případ pro korporátní prostředí a velké firmy, kterým už informace začaly přerůstat přes hlavu. A tak se rozhodly jít cestou interního “Aplikačního týmu”, který se stará o kompletní externí technologický stack a celý jeho životní cyklus. Ve většině případů jsem viděl, že budování knowledge base se stane další odpovědností takového týmu. A není to nutně špatně.
▶︎ Tady jsme na dobré cestě. Máme tým, jehož hlavní náplní práce je implementace, údržba a zvelebování digitálního prostředí. Sem jsme se chtěli dostat. Lidé v ostatních expertních týmech využívají digitální workspace jako službu. Požadavky na jeho změny a technickou implementaci řeší vystřelením tiketu na aplikační tým.
⚠️ I tady jsem se v minulosti setkal s jedním varovným signálem. Dedikovaný tým si na sebe vzal příliš mnoho závazků a zodpovědností. Nejednou se tři lidé starali o životní cyklus více než 20 externích aplikací. V důsledku přetížení pak neměli dostatečný čas a prostor vybudovat kvalitní knowledge base s rozmyslem. Implementace aplikací a nástrojů do firmy zůstala na půl cesty. Chyběl strategický přístup k návrhu knowledge base. Ta postrádala robustnost, propojitelnost, dohledatelnost, jasnou strukturu napříč nástroji. Školení týmů a vytvoření manuálů šlo stranou. Čekací lhůta na podporu jednoho týmu se protáhla na 2 kvartály. Firma, ani jednotlivé týmy nevěděly, jak je využívat dostatečně efektivně a tak si je každý využíval po svém a amatérsky. Asi tušíte, jak to celé skončilo. Takže pozor na to!
⬇︎ Jde to stále ještě lépe. ⬇︎
5. Spolupráce s externím specialistou na budování digitálních workspaces
“Nemůžeme si dovolit udržovat dedikované oddělení pro správu digitálního prostředí firmy na plný úvazek. Chceme, aby se naši experti věnovali své doméně a nepálili čas na něčem, co není jejich specializace. Zároveň však vnímáme důležitost kvalitní knowledge base a jejích dopadů na efektivitu a výkon firmy, týmů i jednotlivců. Proto jsme navázali spolupráci s externím specialistou na budování digitálních pracovních prostředí.”
Zdaleka nejúčinnější možnost, kterou jsem zažil v praxi. Přesto je to většinou ta poslední, která vás napadne. Naprosto nepochopitelně a neprávem…
Najmutím specialisty získáte kvalifikovaného profesionála, který rozumí svému řemeslu. Věnuje se mu na plný úvazek. Sleduje trendy v oboru digitalizace, automatizace a budování informačních pracovních prostředí. Takový specialista:
Přijde do vašeho týmu. Udělá si audit vašeho současného stavu.
Nastuduje a nasaje vaši oborovou doménu.
Spraví kompletní knowledge base — intuitivní, jednoduchou a přesto robustní. Na míru, tak aby ji lidé v týmu používali přirozeně a nalezli v ní vše, co zrovna potřebují. A nic navíc.
Ve fázi adopce zajistí zaškolení všech zúčastněných.
Zaručí , že všechny výstupy budou trvalé a budou sloužit i po konci spolupráce.
Pak jde o dům dál.
…
A že se něco rozbije EX POST? Po půl roce se vám to rozjede? Stane se. Zavoláte experta a během hodiny je vše spravené. Už to má v malíku.
Stejně tak dodatečné požadavky.
Výhody?
Zaplatíte pouze odpracovaný čas. Neplatíte zaměstnance na dobu neurčitou.
Dostanete větší kvalitu za méně času.
Vaši lidé se mohou věnovat vlastní specializaci a neřešit věci mimo svůj obor.
▶︎ Výhodou spolupráce s externistou je i pohled na věc ‘z venku’ a často osobní přístup. Během 2–3 měsíců spolupráce dostanete Powerful Knowledge Base na míru, která vystřelí efektivitu i sebevědomí vašeho týmu ke hvězdám. Slovy bývalého kolegy: “Kdybych to neviděl na vlastní oči, nikdy neuvěřím, že nás dobrá dokumentace může jen tak posunout o míle dopředu a sejmout z nás tu deku.”
Závěrem
Powerful Knowledge Base není pouhou dokumentací. Je to systematický přístup k organizaci veškerého digitálního pracovního prostoru a informací, které vás obklopují.
Vytvoření kvalitní a robustní knowledge base stojí spoustu času. Investice do něj se vám však mnohonásobně vrátí. Vydělá vám peníze, ušetří čas.
Jděte na to chytře a nepalte čas svých expertů na věci, na které experty nejsou. Nebudou to dělat rádi. Bude to promarněný čas a vyhozené peníze. Kvalita nikdy nebude dosahovat kvality výstupů experta specialisty. Ani zdaleka.
S externím profesionálem, či dedikovaným týmem dokážete posunout svou knowledge base o míle dopředu. Tady už začnete diktovat pravidla hry. Významně vzroste efektivita, sebevědomí i značka týmu.
Nebojte se na Powerful Knowledge Base najmout externího profesionála. Rozdíl bude výrazný. Výsledek předčí vaše očekávání.